Faktury ustrukturyzowane (KSeF):
e-faktura w 2023 roku i obowiązkowy KSeF w 2024

Co to jest KSeF?

KSeF czyli Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną, która umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.

Faktury ustrukturyzowane są wystawiane i otrzymywane przy użyciu programów komputerowych podatników, które są połączone z systemem teleinformatycznym Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W efekcie po zakończeniu sprzedaży podatnik powinien łączyć się z systemem, aby wystawiona faktura została zarejestrowana i aby został nadany jej odpowiedni numer.

Faktury ustrukturyzowanej nie będzie trzeba wysyłać do nabywcy. Wysyła się ją do systemu KSeF, który po nadaniu jej danych identyfikujących (unikalnego numeru faktury w systemie KSeF), pozwala nabywcy na logowanie się do tej faktury, jej
pobranie i korzystanie z niej.

Na chwilę obecną podatnicy mogą korzystać z faktur ustrukturyzowanych jako jednej z trzech dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Sprzedawca usługi lub towaru może zatem wystawiać i korzystać z:

– faktur papierowych,
– faktur elektronicznych (PDF, XML, faktury z podpisem elektronicznym),
– faktur elektronicznych ustrukturyzowanych (tzn. faktur elektronicznych, wystawianych z użyciem Krajowego Systemu eFaktur).

Faktury ustrukturyzowane są obecnie systemem dobrowolnym – tzn.:

– sprzedawca może zdecydować się z nich skorzystać,
– nabywca może zdecydować się odebrać taką fakturę poprzez potwierdzenie (ale nie musi).

Od 1 lipca 2024 roku Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Podatnicy zwolnieni podmiotowo i/lub przedmiotowo z VAT będą zobowiązani do uczestnictwa w systemie KSeF od 1 stycznia 2025 roku.
Co ważne KSeF, co do zasady obejmie wszystkie transakcje B2B, poza KSeF pozostaną transakcje B2C.

Faktury ustrukturyzowane wystawisz:
– z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów,
– przy użyciu programów komercyjnych.

Korzyści podatkowe:

– Podatnik korzystający z KSeF, który wystąpi o zwrot podatku VAT naliczonego otrzyma ten zwrot w krótszym okresie. Skracamy maksymalny
podstawowy termin zwrotu z 60 do 40 dni, co korzystnie wpłynie na płynność finansową, zwłaszcza małych i średnich przedsiębiorstw.

– KSeF to łatwiejsze i szybsze korygowanie faktur.

– Podatnicy nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur, ponieważ e-faktury w KSeF nie zgubią się, nie ulegną zniszczeniu, będą zawsze dostępne dla wystawcy i odbiorcy faktury.

– Mniej obowiązków – podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego
Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).